Відповідно до внесених змін до Закону України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», якими запроваджено обов’язок обміну актуальними контактними даними між працівником і роботодавцем.
Варто нагадати, що на практиці кожна зі сторін трудового договору повинна:
– постійно забезпечувати можливість комунікації;
– протягом не більше 10 календарних днів повідомляти іншу сторону про зміну своїх контактних даних (адреса проживання, електронна пошта, телефони, месенджери тощо).
Що саме потрібно повідомити:
– місцезнаходження або місце проживання;
– номер телефону (мобільний чи стаціонарний);
– електронну адресу;
– інші засоби зв’язку (Viber, Telegram тощо).
Що треба зробити до 13 серпня 2025 року (60 к. дн. з дня набрання чинності Законом від 1 травня 2025 року № 4412-IX «Про внесення змін до Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору»)? Роботодавцям (юридичні особи та ФОП) потрібно в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізосіб — підприємців та громадських формувань оновити відомості про:
– своє місцезнаходження;
– інформацію про засоби комунікації для здійснення зв’язку з ними.
Роботодавцям (фізичні особи, які не є підприємцями) доведеться у разі зміни інформації про адресу місцезнаходження (місця проживання) та/або засоби зв’язку надіслати таку інформацію працівнику:
– на адресу місцезнаходження (місця проживання);
– на електронну пошту;
– за номером телефону.
Працівники, які тривалий час були відсутні, повинні повідомити роботодавцю актуальні контактні дані до 13 серпня 2025 року. Хто саме? Це:
– працівники, які були відсутні на роботі понад 90 календарних днів поспіль під час воєнного стану;
– працівники, які працювали на територіях, що визнані тимчасово окупованими (за офіційним Переліком).
Вони зобов’язані протягом 60 днів (тобто до 13.08.2025 р.) надати роботодавцю актуальну контактну інформацію:
– адресу проживання;
– електронну пошту;
– номери телефонів;
– інші засоби зв’язку (месенджери тощо).
Якщо працівник не повідомив нову адресу, телефон чи e-mail, не виходить на зв’язок, роботодавець має право надсилати повідомлення (накази, листи тощо) на останні відомі контакти. Це буде вважатись юридично достатнім інформуванням (ознайомленням).
Приклади:
– лист на поштову адресу, що є в особовій справі;
– е-mail, вказаний при прийнятті на роботу;
– Viber/Telegram, якими користувалися під час попередньої комунікації.
Якщо роботодавець не оновив контактні дані в ЄДР або не повідомив про зміну адреси чи e-mail протягом 10 днів, працівник має право надсилати звернення на старі відомі контакти. Це також буде вважатися належним способом зв’язку.
В умовах війни працівники й роботодавці часто втрачають зв’язок одне з одним. Невчасне оновлення контактних даних унеможливлює повідомлення про звільнення чи інші кадрові дії, що створює правову невизначеність і ризики для обох сторін. Раніше закон дозволяв роботодавцю самостійно визначати порядок кадрового діловодства лише в районах, де вже відбувалися активні бойові дії. Тепер цей підхід розширено: такі повноваження роботодавець має і в тих місцевостях, де бойові дії можуть виникнути. Фактично зникає суб’єктивність у визначенні того, чи мала компанія право вести діловодство за спрощеними правилами – все прив’язано до затвердженого Переліку територій. Іншими словами, тепер немає потреби доводити, що територія є небезпечною – достатньо того, що вона є в офіційному списку. Це спрощує облік, але водночас вимагає уважності до оновлення цього переліку.
Отже, рекомендується:
– провести аудит наявних контактних даних працівників і за потреби їх оновити;
– роз’яснити працівникам обов’язок інформувати про зміну контактів у 10-денний строк;
– перевірити актуальність інформації у ЄДР і, в разі потреби, внести зміни, повідомивши про це найманих працівників.
Джерело: oppb.com.ua
